Workflow mit App optimieren: Das sind die Vorteile
In beinah jedem Unternehmen fallen während des Tagesgeschäftes zahlreiche Daten an. Es werden Arbeitszeiten erfasst, Maschinen geprüft oder Materialbestände notiert. Es ist keine Seltenheit, dass schnell der Überblick verloren geht. Im schlimmsten Fall bedeutet das, dass sich der tägliche Arbeitsablauf verzögert und Produkte später fertig werden. Für das Unternehmen heißt das in der Regel eines: Geldeinbußen. Damit sich Projekte, egal, ob kleinere oder komplexere Aufträge, wirklich lohnen, ist ein gutes Management von Nöten. Kann hier eine Workflow App weiterhelfen?
Der Workflow: Prozesse von Kopf bis Fuß erfassen
Unter Workflow versteht man den Arbeitsablauf im Detail, der so reibungslos wie möglich „fließt”. Es bauen hierbei mehrere Arbeitsschritte aufeinander auf, bis letztendlich ein Endprodukt das Ende des Workflows markiert. Ein optimaler Workflow umfasst im Grunde drei wesentliche Punkte:
- Gute Übersicht über die verschiedenen Prozesse
- Strukturierte Dokumentation
- Effiziente Abläufe
In vielen Betrieben ist es noch Gang und Gebe, mit Klemmbrett von Produktionsschritt zu Produktionsschritt zu schreiten und manuell Überprüfungen vorzunehmen. Dass das nicht effizient ist, wird spätestens dann klar, wenn wichtige Unterlagen verlegt werden, mehrfach Kopien für andere Mitarbeiter angefertigt werden müssen oder seitenlange Berichte zu keiner tatsächlichen Besserung führen. Zudem ist eine handschriftliche Datenerfassung schlichtweg zeitraubend. Wo bleibt dann noch Zeit für das tatsächliche Tagesgeschäft?
Vorteile einer Workflow App
Mit digitalen Workflow Management Systemen kann jeder Produktionsschritt übersichtlich erfasst werden und ist verständlich in der zugehörigen App einsehbar, auf die jeder Mitarbeiter des Unternehmens selbstständig zugreifen kann.
Ein weiterer Vorteil einer Workflow Application ist, dass sie mobil am Handy oder am Tablet genutzt und gesteuert werden kann. Das macht die Nutzung ortsunabhängig und somit deutlich flexibler. Im Unternehmen muss sich die Überprüfung der Prozesse nicht auf einen speziellen Platz begrenzen, sondern kann spontan und von mehreren Personen gleichzeitig vorgenommen werden.
Es können auch bestimmte Aufgaben an die jeweilige Workflow Software zugeteilt werden. Beispielsweise kann vorgegeben werden, dass standardisiert Daten oder Sachverhalte erfasst werden, was die Sicherung wichtiger Daten erheblich vereinfacht.
Alles in allem ist eine Workflow App insbesondere deshalb wertvoll, weil sie für eine schnellere, leichtere Datenerfassung sorgt. Das Beste daran ist, dass durch die Zeit- und Anstrengungsersparnis alle beteiligten Personen entlastet werden können.
Digitalisierung: Jetzt die Transformation starten!
Mit einer Workflow App gelingt der erste Schritt Richtung Zukunft. Digitale Abläufe vereinfachen den Arbeitsalltag und machen Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig ― durch schnellere Prozesse, Kostenoptimierungen und mehr Zeit dafür, sich auf das eigentliche Tagesgeschäft zu konzentrieren.
