Reklamationsmanagement: Einfache Bearbeitung mit der Software

Reklamationen werden von manchen als unangenehm oder ärgerlich angesehen. Anstatt negative Gefühle die Oberhand gewinnen zu lassen, sollten Sie erkennen, welche Chancen eine Reklamation mit sich bringt. Denn aus dem Feedback eines Kunden können Sie wertvolle Schlüsse für Ihr Unternehmen ziehen. Um Ihnen den Prozess des Reklamationsmanagements zu vereinfachen, existieren verschiedene Softwares, um auch in diesem Bereich die Digitalisierung Ihres Betriebes voranzubringen. So können Sie Ihre Reklamationen digital mit einem Workflow bearbeiten und auswerten.

Das Reklamationsmanagement oder Beschwerdemanagement umfasst alle Bearbeitungsschritte und Maßnahmen, die bei einer Kundenreklamation veranlasst werden. Hierunter zählen die Planung, Durchführung und Überwachung der Maßnahmen. Denn bei fehlerhaften Produkten ist es wichtig herauszufinden, welche Fehler beim Produzieren aufgetreten sind. Die Kundenzufriedenheit steht natürlich mit an oberster Stelle. Das Beschwerde- oder Feedbackmanagement ist derweil für Beschwerden vorbehalten, die sich explizit gegen den Dienstleistungssektor richten. Um alle Beschwerden voll aufzuklären, sollte jede einzelne Reklamation ernst genommen werden. Denn das Ziel des Reklamationsmanagements ist es, die Kundenzufriedenheit nach einem Problem wiederherzustellen bzw. weiterhin zu gewährleisten. So wird die Reputation Ihres Unternehmens gewahrt und die Kundenbindung gestärkt. Des Weiteren können Sie das Kundenfeedback als Chance für Verbesserung sehen, um so Fehler zu vermeiden und Kosten zu minimieren.

Schließen Sie auch den Bereich des Reklamationsmanagements an den Digitalisierungsprozess Ihres Unternehmens an. Mit Softwares von verschiedenen Anbietern lassen sich schnell und einfach die Reklamationsprozesse digital umsetzen. Mit einem Workflow können die Reklamationen kurzerhand bearbeitet und ausgewertet werden. Dies erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit. Durch die Verwendung einer Reklamationssoftware optimieren Sie Ihre Prozesse. Denn durch die Modellierung und Automatisierung kann der Reklamationsprozess mit allen Schritten und Maßnahmen als Workflow gesteuert werden. In der Aufgabenliste können alle Reklamationen und Termine von den dazu berechtigten Personen eingesehen werden. Alle Reklamationen sind in einem Katalog zu finden. Die Systemdaten über Lieferanten, Produkte oder Kunden werden automatisch per Import-Modul in der Software angezeigt.

Je nach Anbieter gibt es unterschiedliche Fähigkeiten und Eigenschaften, die eine Reklamationssoftware ausmachen, wie beispielsweise:

• Muster-Workflows für einfaches Arbeiten und Einsteigen.
• Flexibilität durch die mobile Web-App-Ansicht und der Bearbeitung in der App.
• Dokumentation einer Reklamation mit Fotos, Scans oder Videos.
• Umfangreiche Auswertungen, wie z. B. Anzahl, Fehlerkosten und Durchlaufzeit, für KVP-Maßnahmen.
• Erstellung von individuellen Berichten.
• Standardisierung von Reklamationen.
• PDF-Berichte direkt erstellen und drucken.
• Monatliche Funktions- und Sicherheitsupdates.

Mit diesem Überblick über das Thema Reklamationssoftware und -management können Sie nun die Digitalisierung Ihres Unternehmens weiter voranbringen. So steigern Sie Ihre Effizienz, sorgen für zufriedene Kunden und senken Ihre Kosten.