Mit steigendem Unternehmenserfolg und steigender Unternehmensgröße steigt fast immer auch die Komplexität. Es gibt mehr Menschen, mehr Aufgaben und mehr Arbeitsschritte. Sie alle gilt es auf möglichst effiziente Weise zu organisieren. Eine genaue und gut organisierte Prozessbeschreibung gilt als eines der besten Mittel, um Chaos zu vermeiden und die Dinge effizient und einheitlich zu halten. Doch wie beschreibt man Prozesse ideal?

Die Frage „Was ist eine Prozessbeschreibung?“ lässt sich am besten wie folgt beantworten: Der Prozess beschreibt den Arbeitsablauf vom ersten Produktionsschritt bis zum letzten. Die Prozessbeschreibung ist eine umfassende schriftliche Darstellung eines bestimmten Prozesses und ist nicht normgebunden. Jedoch gibt es erweiterte Anforderungen an die Prozessorientierung: ISO 9001:2015. Die effiziente Prozessbeschreibung spezifiziert eine Abfolge von Ereignissen, die während des Prozesses durchgeführt werden müssen, um die Prozessziele zu erreichen. Die Prozessbeschreibung bildet in der Regel die Grundlage für die Prozessspezifikation. Die Beschreibung eines typischen relevanten Prozesses besteht aus den folgenden Hauptabschnitten:

• Name des Prozesses
• Auslöser, die den Prozess starten
• Prozessziel und gewünschtes Ergebnis
• Pfad (Abfolge von Ereignissen) zur Erreichung des Prozessziels und zur Erzeugung des Prozessergebnisses
• Grobe Schätzung der zum Erreichen des Prozesserfolgs erforderlichen Ressourcen

Prozessbeschreibung im Unternehmen

Die Prozessbeschreibung kann die größeren und kleineren Prozesse eines Betriebs, sowie die verwendeten Ressourcen erfassen. Dies kann die übergeordneten, aber auch die detailreichen einzelnen Prozessschritte beinhalten. Durch einen Arbeitsschritt, also einen Prozess (Input) gelangt das Unternehmen zu einem bestimmten Ergebnis (Output). Unter In- und Output werden Produkte, Dienstleistungen und alle benötigten Ressourcen verstanden. Während des Prozessablaufs müssen Vorschriften, Regeln und weitere Voraussetzungen eingehalten werden. Nur so kann das gewünschte Endprodukt entstehen.

Bevor das Endprodukt jedoch zustande kommt, muss ein Prozess erstellt werden. Denn erst durch den Input entsteht letztendlich ein Output. In der Prozessmodellierung werden die Prozesse formal beschrieben oder in ein normiertes Modell überliefert. Komplexe Abläufe werden somit übersichtlich und für jeden verständlich dargestellt. Zur grafischen Anschaulichkeit werden standardisierte Symbole zur Prozessbeschreibung verwendet. Hierbei werden die chronologisch aufgeführten Geschäftsprozesse dauerhaft erfasst. Durch den Einsatz einer speziellen Software können eine anschauliche Analyse der Prozesse und ihre Optimierungsmöglichkeiten realisiert werden. Diese Erfassung bietet allen Mitarbeitern eine umfangreiche Orientierung der Unternehmensabläufe.

Wer erfolgreich sein will, kommt nicht an effizienten Prozessen und Abläufen vorbei. Sie sind das Herzstück einer jeden betrieblichen Tätigkeit. Daher ist die Dokumentation von Geschäftsprozessen aus vielen Gründen wichtig:

• Eine gute Prozessbeschreibung verringert das Risiko für den Fall, dass wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder nicht zur Verfügung stehen. Informationen gehen nicht verloren
• Verbesserungen können mit einer genauen Prozessbeschreibung einfacher durchgeführt werden
• Sie profitieren von betrieblicher Konsistenz durch Dokumentation, Prüfung und Durchsetzung von Prozessen
• Sie steigern betriebliche Effizienz durch Verringerung der Leistungsabweichung. Das reduziert auch den Aufwand für die Qualitätssicherung
• Zu den Anforderungen der Kunden gehört häufig eine Prozessdokumentation, insbesondere beim Outsourcing in regulierten Branchen.

Patente und Geschäftsgeheimnisse erfordern eine detaillierte Prozessdokumentation sowohl für die Anmeldung als auch für die Verteidigung.

Um Ihren Prozess so detailliert, lückenlos und übersichtlich wie möglich zu beschreiben, gibt es ein paar Dinge zu beachten. Die wichtigsten Tipps für Prozessbeschreibungen haben wir Ihnen hier aufgelistet.

1. Aufzählungspunkte anstelle von Fließtext verwenden

Nutzen Sie für eine richtige Prozessbeschreibung unbedingt Aufzählungen. Sie vermitteln relevante Informationen ohne komplizierten Satzbau. Das macht es leichter, die einzelnen Aspekte aufzunehmen und rasch zu erfassen. Außerdem können Aufzählungspunkte viel schneller geändert und ergänzt werden als Fließtext. Und das ist schließlich eine der Grundvoraussetzungen für ein lebendiges Managementsystem.

2. Aktive Formulierungen nutzen

Um Ihren Mitarbeitern Prozessabläufe näherzubringen, sollten Sie deshalb aktiv formulieren. Jeder weiß auf den ersten Blick, was zu tun ist. Das macht das Ziel verständlicher und beugt Missverständnissen vor. Schwammige Formulierungen ohne konkrete Aufforderung sind einer der größten Fehler bei Prozessbeschreibungen.

3. Regelfälle dokumentieren

Einer der größten Fehler bei Prozessbeschreibungen: Sie halten nur Sonderfälle fest und ignorieren die Regelfälle. Aber gerade diese sind es, die fundamental für die geregelten Abläufe und somit den Erfolg des Unternehmens sind. Indem Sie diese Prozesse beschreiben, gehen zum Beispiel auch im Fall von Neubesetzungen keine Informationen verloren. Vor allem ist es dabei wichtig, die Prozessschritte in der richtigen chronologischen Reihenfolge zu ordnen. Das erhöht die Übersichtlichkeit. Zudem ist es wichtig, vor- und nachgelagerte Prozesse zu dokumentieren und die Prozesse zu verknüpfen, die an entsprechender Stelle einsetzen.

4. Nicht zu viele Prozessschritte

Wie viele Prozessschritte sollte ein Prozess haben? Die Erfahrung zeigt, dass mehr als 15 Prozessschritte viele Nutzer überfordern. Legen Sie stattdessen einen zusätzlichen Prozess an oder versuchen Sie an geeigneter Stelle zwei Prozessschritte zusammenzufassen. Zu viele Teilschritte ist einer der größten Fehler bei Prozessbeschreibungen. Außerdem sollten die einzelnen Schritte klar voneinander getrennt sein. Für diese Trennung gibt es eine einfache Faustformel: Wechselt die Zuständigkeit während des Prozesses – zum Beispiel von einer Abteilung zu einer anderen – oder sind zwei aufeinanderfolgende Tätigkeiten zeitlich unabhängig voneinander, ist ein neuer Prozessschritt fällig. Das sorgt für sichere Schnittstellen ohne Informationsverlust und einen klaren Zeitrahmen. Überführen Sie außerdem besonders lange Prozessschritte in eine zusätzliche Arbeitsanweisung, die dann im Prozess verknüpft werden kann.

5. Prozessbeschreibung anschaulich visualisieren

Manchmal ist es am besten, das Design nicht zu sehr zu verkomplizieren. Das gilt auch für gute Prozessbeschreibungen. Wenn Sie einen unkomplizierten Prozess visualisieren wollen, kann eine einfache Infografik mit nummerierten Schritten sehr effektiv sein (Alternative: Flussdiagramm, Swimlane oder Turtle Diagramm).

Eine Prozessbeschreibung ist nicht normgebunden. Heißt die Darstellung ist mit vielen verschiedenen Formen möglich: Wie zum Beispiel dem Flussdiagramm, Swimlane oder Turtle Diagramm. Das Wesentliche wie der In- und Output muss jedoch enthalten sein.

Wenn Sie einen Prozess haben, der sich wiederholt, oder einen, der regelmäßige Iterationen und Verbesserungen beinhaltet, dann kann ein kreisförmiges Infografik-Layout gut funktionieren. Geben Sie klar an, wo der “Startpunkt” liegt, und verwenden Sie nummerierte Schritte oder Pfeile, um die Richtung anzugeben, welcher der Prozess folgt.

Wir von firstaudit wissen, wie mühsam es sein kann, ohne eine entsprechende Prozessbeschreibungs-Vorlage, Prozesse zu beschreiben. Daher bieten wir Ihnen eine durchdachte und individualisierbare Vorlage für die Prozessbeschreibung.

Wenn Sie einen Schritt weitergehen und die eigenen Prozesse digitalisieren wollen, haben wir die Lösung für Sie. Diese ermöglicht es Ihnen, Prozesse zu definieren und Prozesse zu beschreiben. Eine intuitive Bedienoberfläche sorgt für eine bestmögliche Übersicht. Der Zugriff erfolgt über die App – zu jeder Zeit und von überall aus. Nehmen Sie noch heute unverbindlich Kontakt auf, um mehr zu erfahren.

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