Prozessbeschreibung – Einfache Darstellung Ihrer Prozesse

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Arbeitsabläufen. Einige Prozesse laufen nur in einzelnen Bereichen ab, so dass es schwierig ist den Überblick zu bewahren. In der Prozessbeschreibung werden alle maschinellen und menschlichen Tätigkeiten im Unternehmen festgehalten. Um das Bestmögliche aus der Prozessbeschreibung zu gewinnen, müssen hierbei die Ziele und Zwecke des Betriebs im Fokus stehen. Wie Sie am besten mit der Prozessbeschreibung in Ihrem Unternehmen arbeiten, zeigt dieser Artikel.

Prozessbeschreibung – Was ist das genau?

Die Prozessbeschreibung kann die größeren und kleineren Prozesse eines Betriebs, sowie die verwendeten Ressourcen erfassen. Dies kann die übergeordneten, aber auch die detailreichen Prozesse beinhalten. Doch was ist ein Prozess überhaupt? Durch einen Arbeitsschritt, also einen Prozess (Input) gelangt das Unternehmen zu einem bestimmten Ergebnis (Output). Unter In- und Output werden Produkte, Dienstleistungen und alle benötigten Ressourcen verstanden. Während des Prozessablaufs müssen Vorschriften, Regeln und weitere Voraussetzungen eingehalten werden. Nur so kann das gewünschte Endprodukt entstehen.

Bevor das Endprodukt jedoch zustande kommt, muss ein Prozess erstellt werden. Denn erst durch den Input entsteht letztendlich ein Output. In der Prozessmodellierung werden die Prozesse formal beschrieben oder in ein normiertes Modell überliefert. Komplexe Abläufe werden somit übersichtlich und für jeden verständlich dargestellt. Zur grafischen Anschaulichkeit werden standardisierte Symbole zur Prozessbeschreibung verwendet. Hierbei werden die chronologisch aufgeführten Geschäftsprozesse dauerhaft erfasst. Durch den Einsatz einer speziellen Software können eine anschauliche Analyse der Prozesse und ihre Optimierungsmöglichkeiten realisiert werden. Diese Erfassung bietet allen Mitarbeitern eine umfangreiche Orientierung der Unternehmensabläufe.

In 4 Schritten zur Prozessbeschreibung

Eine Prozessbeschreibung ist nicht normgebunden. Heißt die Darstellung ist mit vielen verschiedenen Formen möglich: Wie zum Beispiel dem Flussdiagramm, Swimlane oder Turtle Diagramm. Das Wesentliche wie der In- und Output muss jedoch enthalten sein.

  1. Prozesse heraussuchen – Verschaffen Sie sich einen Überblick und suchen Sie alle Prozesse heraus, die in Ihrem Unternehmen ablaufen.
  2. Prozessbeteiligung – Forschen Sie nach, wer an welchen Prozessen beteiligt ist. Diese Beteiligten werden Pools genannt. Wobei mehrere Teilnehmer eines Prozesses in Lanes klassifiziert werden.
  3. Ressourcen – Welche Ressourcen benötigt Ihr Unternehmen für die einzelnen Prozesse? Diese Ressourcen sind breit gefächert und können von Personen, über Maschinen bis hin zu Informationen reichen.
  4. Zielerfassung und Zielerreichung – Definieren Sie klar die Ziele Ihres Unternehmens und was dafür benötigt wird. Ihre Prozesse sollten durchgängig optimiert werden. Hierfür legen Sie nach Ablauf eines Prozesses prozentual die Zielerreichung fest. So können Schwachstellen und benötigte Anpassungen erkannt werden.

Vorteile der Prozessbeschreibung

Die Prozessbeschreibung dient nicht nur einem guten Überblick. Die akribische Dokumentation der Unternehmensabläufe hat gerade für neue Mitarbeiter einen großen Nutzen. Durch den Zugriff auf die Prozessbeschreibungen erhalten die Mitarbeiter ein übergeordnetes Bild der Unternehmensabläufe. Durch die einfache Nachvollziehbarkeit wird die Einarbeitung erleichtert, womit Ressourcen eingespart werden. Gleichzeitig wird ein Handbuch geschaffen, das bei Fragen oder Komplikationen herangezogen werden kann. Außerdem wird die Gefahr des Wissensverlusts gemindert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. So bleibt das angeeignete und dokumentierte Wissen der Person im Betrieb. Des Weiteren werden Störungen, Makel und Überschneidungen einzelner Prozesse durch die Prozessbeschreibung offenbart. Nach der Klassifizierung der Mängel können die Abläufe optimiert werden, so dass Ihr Unternehmen effizient Gewinne abwirft.

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