Checkliste für den Wareneingang – Optimierung einfach gemacht

Machen Sie Schluss mit der Zettelwirtschaft bei der Wareneingangskontrolle. Steigen Sie vom Papierkrieg auf digitale Checklisten um. Durch die Optimierung des Wareneingangs wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Qualität ihrer Produkte gesichert. Wie Sie diesen Prozess in Ihrem Betrieb umsetzen, erfahren Sie hier.

Der Wareneingang beinhaltet alle Abläufe, die anfallen, wenn Ware von Lieferanten an einen Betrieb spediert wird. Dies umfasst die Entgegennahme der Produkte, ihre Prüfung und Lagerung. Die Buchhaltung kalkuliert bei einer Wareneingangsbuchung die Aktualisierung der Bestände, da diese sich nun erhöht hat. Außerdem bildet sich eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten der Ware.

Die Ware wird unterteilt in A-Teile mit geringer Stückzahl und hohem Wert, in B-Teile mit mittlerer Stückzahl und geringem Wert, sowie C-Teile mit hoher Stückzahl und geringem Wert. Die Wichtigkeit ist bei den A-Teilen als sehr hoch und bei den C-Teilen als eher gering einzustufen. Gerade die großen Mengen der C-Teile können den Wareneingang überlasten. Da diese zu unterschiedlichen Zeiten geliefert werden und bearbeitet werden müssen. So ist bei der Lageroptimierung das Management der C-Teile essenziell.

Die Wareneingangskontrolle ist nicht nur für den Betrieb bedeutsam. Die Überprüfung der Ware auf Stückzahl, Qualität und Richtigkeit ist auch gesetzlich vorgeschrieben. Es ist eine genaue Kontrolle erforderlich, da bei Nichtbeachtung ein Betrieb mit negativen Konsequenzen rechnen muss.

Das Ziel bei der Kontrolle des Wareneingangs sind eine kurze Durchlaufzeit, wenig Platzbedarf und den geringen Einsatz der Mitarbeiterkapazität. Hierbei darf die Prozessqualität jedoch nicht zu Schaden kommen.

Damit ein Produkt im Wareneingang ankommt, muss zuerst eine Bestellung aufgrund von Materialbedarf aufgegeben werden. Diesen geplanten Bestellungen stehen die ungeplanten Wareneingänge gegenüber, zum Beispiel Retouren von Kunden. Der klassische Ablauf des Wareneingangs setzt sich aus folgenden Prozessen zusammen: Der Warenannahme vom Lieferanten, der Wareneingangskontrolle, die womögliche Sperrlagerung und Freigabe, der Wareneingangsbuchung und schlussendlich der Einlagerung der Ware.

Der Wareneingang von Produkten ist eine Zugangsbuchung an Wert und Mengen der Warenbestandskosten. Die Buchhaltung aktualisiert mithilfe von Lieferscheine oder Eingangsrechnungen den Bestand des Betriebs. Die Wareneingänge werden von der Buchhaltung mit den vorausgehenden Bestellungen verbucht. Aufgrund dessen ist ein Soll-Ist-Vergleich möglich. Hier sieht der Betrieb die Ware, die bestellt wurde in einer Gegenüberstellung mit der Ware, die tatsächlich geliefert wurde. So kann bei Abweichungen eine Korrektur der Daten vorgenommen werden.

Nach der Warenannahme ist es wichtig, dass die Produkte kontrolliert werden. Heißt, die Verpackungen müssen geöffnet und die Stückzahl muss überprüft werden. Bei Fehlern, Mängel oder Schäden muss unbedingt der Lieferant informiert und alle Unzulänglichkeiten dokumentiert werden. Die richtige Ware kann dann bis zur Weiterverarbeitung eingelagert werden. Die Lieferscheine der jeweiligen Sendung werden in den Unterlagen abgeheftet.

Die Kontrolle der Wareneingänge ist meist aufwendig und teuer. Um jedoch die Qualität zu sichern und Fehlerquellen und deren Auswirkungen zu verhindern, ist die Überwachung des Wareneingangs ausschlaggebend. Mit den folgenden Hilfestellungen können die Effizienz gesteigert und Ressourcen eingespart werden.

• Prüfumfang reduzieren: Fehleranfällige Ware oder Ware mit hoher Auswirkung auf die Qualität des Endproduktes und Kundenzufriedenheit überprüfen. Sonstige Ware stichprobenartig überprüfen.
• Auswirkungen der Reklamationen: Haben die Reklamationen im Nachhinein positive Auswirkungen auf die darauffolgenden Waren?
• Anlieferungszeitpunkte und -mengen optimieren: Kurzzeitiger Aufenthalt der Ware in der Annahme/Kontrolle. Bestenfalls sollte es eine gleichmäßige Belieferung über den ganzen Tag geben.
• Lagerfähige Verpackungen wählen: So kann ein Umpacken für die Lagerung vermieden werden, dies spart Zeit und Personal.
• Verwendung einer passenden Lagerhaltungssoftware: Für einen transparenten, durchgängigen Workflow sollten alle Bereiche wie die Bedarfsmeldung, der Auftrag, die Disposition, die Bestellung, der Wareneingang und der endgültigen Bereitstellung der Waren miteinander verknüpft sein. Dies sorgt für eine eindeutige Informationsweitergabe, eine zweckmäßige Planung, eine rasche Abwicklung des Wareneingangs und eine pünktliche Lieferung bei den Bedarfsträgern.
• Verwendung von Barcodes und Scannern: Hierdurch kann eine schnelle und fehlerfreie Erfassung der gelieferten Produkte ermöglicht werden. Des Weiteren kann ein solider Soll-Ist-Vergleich stattfinden. Mit Barcodes können die erfassten Daten direkt ins ERP-/Warenwirtschaftssystem eingetragen werden.

Mithilfe von digitalen Checklisten in der Wareneingangskontrolle behalten Sie den Überblick. Die Effizienz wird gesteigert durch das Vereinfachen, Verkürzen und Automatisieren ihrer Abläufe. Die Qualität ihrer Produkte wird hierbei weiterhin gesichert.