Reibungslose Arbeitsabläufe, ohne größere Komplikationen – so wünscht es sich jeder Arbeitgeber. Doch damit das gelingt, sollte jedes Rädchen im Getriebe seine Aufgaben genau kennen. Hierfür eignet sich vorrangig eine Arbeitsanweisung. Mit dieser beschreibt der Arbeitgeber seinen Beschäftigten detailliert und rechtsverbindlich seine Aufgaben. Das klingt zwar banal, ist aber eine hohe Kunst. Denn es gilt, vieles in Einklang zu bringen bei einer Standardarbeitsanweisung SOP. Dabei werden üblicherweise die Fragen nach dem, wer, was, womit und wie beantwortet.

Aber der Reihe nach: Die Arbeitsanweisung ist wichtig und aus dem unternehmerischen Alltag nicht wegzudenken. Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter wird von Ihnen eingestellt und muss sich mit Software, Arbeitsprozessen, Schnittstellen, Qualitätsanspruch und noch vielem mehr vertraut machen. Eine schriftliche Dokumentation oder eben „Arbeitsanweisung“ genannt, schafft die Grundlage, damit der neue Mitarbeiter die wesentlichen Arbeitsschritte und bestimmte Arbeitsaufgaben vollständig erfasst. Sicherlich verfügen Ihre „alten“ Mitarbeiter über das notwendige Wissen und geben dies dem neuen Mitarbeiter auch weiter. Solch mündliche Einweisung, Unterrichtung oder Arbeitsanweisung sind wichtig und richtig. Aber sie ist selten vollständig. Etwas wird eben doch vergessen oder unvollständig weitergegeben.

Arbeitsanweisung in der Industrie

Das Schreiben von Arbeitsanweisungen (engl. Standard Operating Procedure, SOP) gehört gerade in der Produktionsindustrie einfach dazu, denn z.B. Normen wie die ISO 9001 oder ISO 13485 fordern solche Verfahrensweisen. Auch wenn die Aufgabe manchen lästig erscheint, verbessern Arbeitsanweisungen den Arbeitsablauf des Unternehmens. Alle Abläufe können Sie mithilfe von einfachen Schritt-für-Schritt-Anweisungen korrekt ausführen. Selbst das Formulieren der Arbeitsanweisungen sorgt dafür, dass Prozesse in Ihrem Unternehmen prüfend analysiert und optimiert werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie erfolgreich eine verständliche Arbeitsanweisung erstellen bzw. SOP schreiben, zusätzlich stellen wir Ihnen eine standardisierte Beispiel-Arbeitsanweisung als SOP Vorlage zum Download bereit. So können Sie das Leistungspotenzial Ihres Unternehmens steigern.

Die Arbeitsanweisungen oder SOPs sichern ein standardisiertes Vorgehen im Betrieb. Diese helfen dabei, vorgegebene Standards korrekt einzuhalten. Eine Arbeitsanweisung ist eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung oder auch Nachschlagewerk der anfallenden Arbeiten und Prozesse. Sie schafft Sicherheit und stellt das gewünschte Servicelevel beziehungsweise Qualitätsstandard sicher. Durch sehr detaillierte schriftliche Arbeitsanweisungen können Mitarbeitende am produktivsten und erfolgreichsten arbeiten. Denn in den Anweisungen ist die Vorgehensweise von bestimmten Handlungen und Arbeitsschritten genau enthalten, so können sie der Arbeitsanweisung folgen. Verfahren und Prozesse können damit überprüft und wiederholt werden. Das ist beispielsweise besonders wichtig in der Produktion, Pharmaindustrie, für klinische Studien oder in der Fertigungsindustrie mit einem komplexen Prozess. Sie sind Grundlage für ein reibungsloses Ineinandergreifen vieler Arbeitsschritte und sorgen für das gewünschte Ergebnis.

Mit dem Grad der Individualisierung steigt die Fehleranfälligkeit. Einzelne Bestandteile des Produktionsprozesses unterliegen ständigen Veränderungen. Mit Arbeitsanweisungen in Form von Checklisten lässt sich dieser Herausforderung begegnen. Damit weiß der Mitarbeiter, welche Arbeitsschritte für das Produkt ausgeführt werden. Es wird nichts vergessen oder zu viel hinzugefügt – die Mitarbeiter können komplexe Arbeitsschritte fehlerlos und risikofrei ausführen. Durch die Verwendung von SOPs gelingt eine bessere Kommunikation im Unternehmen. Da die Prozesse vereinheitlicht werden, gibt es weniger Diskussionen um derselben.

• Schulungsprogramme sind standardisiert. Schnelle Einarbeitung.
• Schriftliche Anweisungen und Beobachtungspunkte; heißt alle Mitarbeiter haben die gleiche Grundlage bei der Einarbeitung
• Einfache Etablierung einer Markenidentität und klaren Unternehmens-DNS. Z.B. erkennbare Produktmerkmale
• Weniger Fehler. Arbeitsanweisungen geben klare Richtlinien für die Gestaltung und Ausführung von Aufgaben und Prozessen
• Erleichtern das Einhaltung gesetzlicher Normen, z.B. Sicherheitsvorschriften, Qualitätsnormen
• helfen bei Einblick in die Führungsstruktur
• helfen dabei den Zeitplan einzuhalten
• helfen dabei die Sicherheit zu gewährleisten

Den Aufbau und Erstellung einer Arbeitsanweisung erklären wir im nächsten Abschnitt.

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Damit Ihre Arbeitsanweisungen von allen Mitarbeitenden so genau wie möglich umgesetzt werden, gibt es ein paar Dinge für eine effektive SOP zu beachten. So sollte eine einfache und verständliche Sprache genutzt werden, die auf Schachtelsätze und unnötige Fremdwörter verzichtet. Besonders hilfreich sind visuelle Unterstützungen. An die SOPs können Fotos oder Farbcodes angebracht werden, um komplexe Anweisungen zu verdeutlichen.

Die Arbeitsanweisungen werden in einem Handbuch niedergeschrieben. Diese müssen folgende Informationen enthalten:

• unverwechselbare Kennzeichnung
• Versionsnummer
• Gültigkeitsdatum oder -zeitraum
• Namen und Unterschriften des Erstellers, Prüfers, Genehmers und des Freigebers

Hiermit wird eine lückenlose Rückverfolgung eines Dokumentes sichergestellt. Außerdem müssen die Mitarbeiter über die Inhalte der SOPs informiert und diese Inkenntnissetzung dokumentiert werden. Bei Modifizierung der SOPs werden die Mitarbeiter ebenfalls informiert.

Um den Fokus bei einer Arbeitsanweisung nicht zu verlieren und alle Bereiche abzudecken, gibt es zehn hilfreiche Leitfragen.

1. Wer erledigt die Arbeit? Die Mitarbeitenden
2. Was muss getan werden? Detaillierte Beschreibung der Tätigkeit
3. Wie wird gearbeitet? Detaillierte Beschreibung des Arbeitsablauf
4. Womit soll gearbeitet werden? Aufzählung aller Werkzeuge, Maschinen, etc.
5. Wofür wird gearbeitet? Ziel oder Zweck der Arbeit wird genannt
6. Wo wird gearbeitet? Arbeitsplatz oder Arbeitssystem wird genannt
7. Wieviel wird gebraucht? Vorgegebene Mengen werden genannt
8. Wie lange soll es dauern? Durch Methoden ermittelte Arbeitszeit
9. Wie gut muss gearbeitet werden? Qualität des Produktes
10. Wie sicher muss gearbeitet werden? Individuell zu beachtende Sicherheitsstandards

Die Arbeitsanweisungen können auch ganz einfach digital mit einer SOP-Software erstellt und verwaltet werden. Mit einer flexiblen und mehrsprachigen SOP-Software können Ihre Mitarbeiter ohne Verzögerung kollaborieren (Real Time Collaboration). In einer Echtzeit-Übersicht können die Fortschritte der Mitarbeiter beobachtet werden. So können neue Erkenntnisgewinne zur Optimierung der Prozesse beitragen. Die einfache Erstellung und Anpassung der SOPs geschieht durch Drag and Drop. Eine kostenlose Vorlage für Arbeitsanweisungen können Sie hier herunterladen!

Es ist sinnvoll, eine globale Vorlage zu erstellen, die in verschiedenen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommt. Eine digitale, papierlose, softwarebasierte Lösung ist unserer Ansicht nach das Mittel der Wahl. Denn papierbasierte Arbeitsanweisungen und Checklisten verursachen oft Probleme. Ändert sich ein Prozess, ändern sich die dazugehörigen Arbeitsanweisungen ebenfalls. Aber wer garantiert bei der Papierlösung, dass da nicht noch alte und somit falsche Arbeitsanweisungen im Umlauf sind? Ebenso ist mit Brüchen in der Dokumentation zu rechnen. Deren Beseitigung verursacht viel Aufwand. Stichwort „Listen einpflegen“. Wer Daten über Qualität, Stand der Produktion und so weiter in Echtzeit haben möchte, für den kommt nur eine digitale Lösung infrage.