Was ist ein Audit?

 

In vielen Unternehmen wird der Tag des Audits gefürchtet – Der Betrieb muss mehr denn je glänzen und fehlerfrei ablaufen. Doch gerade aus Mängeln kann Ihr Unternehmen Potenziale erkennen und diese weiterentwickeln. Wie sich ein Audit zusammensetzt und durchgeführt wird, erklärt Ihnen dieser Artikel.

Erklärung

Beginnen wir mit dem Grundsätzlichen: Das Wort Audit leitet sich aus dem lateinischen audire ab und bedeutet „hören/zuhören“. Eine Prüfungssituation, die oftmals mit dem Audit assoziiert wird, ist hiermit also nicht gemeint. Sondern das Zuhören des Auditors der Personen im Unternehmen. Der Auditprozess ist rein objektiv und wird systematisch durchgeführt. Um das Unternehmen zu prüfen, werden die bestehenden Prozesse, Handlungen und Managementsysteme untersucht. Hierbei soll aufgedeckt werden, ob bestimmte Vorgaben, Richtlinien oder Merkmale erfüllt werden. Im Falle von Risiken oder Fehlleistungen werden Optimierungsvorschläge für die Betriebsleistung und -organisation unterbreitet.

Durchführung eines Audits

Gerade Unternehmen, die sich verpflichtet haben, genaue Normen einzuhalten oder gesetzlichen Anforderungen nachzukommen, müssen sich von externen Auditoren zertifizieren lassen. Einerseits wird begutachtet, ob die zuvor gesetzten Ziele in den unterschiedlichen Bereichen durch das Managementsystem erreicht wurden. Andererseits wird die Erfüllung oder Nicht-Erfüllung aller grundlegend, verlangten Standards und Ansprüche systematisch überprüft. Die Auditmethoden können sich zusammensetzen aus:

  • Sichtung der Dokumente und Orte,
  • allgemeinen Beobachtungen,
  • Befragungen und Umfragen,
  • Gruppen- oder Einzelgespräche

Nach der Auswertung dieser Vorgehensweisen werden Schwachpunkte und Diskrepanzen der Prozesse ersichtlich. Wichtig ist es nun, Vorschläge zur Optimierung dieser Mängel zu erarbeiten. In Folge eines erfolgreich durchgeführten Audits wird ein Zertifikat ausgestellt. Dieses kann beispielsweise Kunden als Nachweis der Normforderungen vorgelegt werden.

Auditarten

Bei den Auditarten gibt es zunächst die internen Auditoren, den sogenannten 1st Party Audits. Hierbei wird ein möglichst neutraler Mitarbeiter des eigenen Unternehmens mit dem Audit betreut. Externe Audits wie zum Beispiel das Lieferantenaudit wird als 2nd Party Audit bezeichnet. Ein Zertifizierungsaudit, 3rd Party Audit, wird von Behörden oder Institutionen veranlasst. Dabei wird wiederum die Einhaltung geforderter Normen und Standards geprüft.

Bei einer Auditierung kann auch eine unterschiedliche Schwerpunktsetzung vorgenommen werden. Es kann ein bestimmtes Prüfungsthema oder ein zu zertifizierendes Managementsystem im Fokus stehen. Unterschiedliche Auditformen können sein:

  • Systemaudit/Zertifizierungsaudit: Die Konformität der gegebenen Normen wird auditiert.
  • Complianceaudit: Rechtliche Anforderungen und Gesetze werden auditiert.
  • Prozess-/Verfahrensaudit: Die Leistungsfähigkeit und Wirksamkeit eines Prozesses wird auditiert.
  • Produktaudit: Die Einhaltung gegebener Anforderungen an ein Produkt wird auditiert.

Jede Auditform verfolgt somit eine unterschiedliche Zielsetzung.

Der Vorteil von Audits ist nicht nur die Überprüfung, ob geforderte Vorgaben, Richtlinien und Standards eingehalten werden. Ziel ist es ebenso, die Abläufe und Systeme eines Unternehmens auf ihre Effizienz und Wirtschaftlichkeit hin zu kontrollieren. Durch die Zertifizierung eines erfolgreich bestandenen Audits, bleibt Ihr Betrieb wettbewerbsfähig. Außerdem können Ihre Kunden auf die Effizienz Ihres Unternehmens vertrauen.

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